DISCOVERY PHASE – PART 1: DAS PROBLEM VERSTEHEN …
Richtig implementiert und genutzt, profitiert auch die Rechtsabteilung erheblich von Datenerhebung und Datenanalyse. Wie lassen sich bestehende Hürden überwinden? Ein Beispiel: Linda Lauer ist General Counsel eines Start-Ups, bei dem Finanzierungsgespräche geführt werden. Auch die externen Rechtsanwaltskosten stehen auf dem Prüfstand der potenziellen Investoren. Ihr CEO leitet Linda eine knappe Mail weiter – mit der Bitte um Aufstellung sämtlicher Rechtsanwaltskosten der letzten zwei Jahre. Als der CEO die Aufstellung sieht, fällt er fast vom Stuhl. “Wie lassen sich diese Ausgaben rechtfertigen? Wozu haben wir fünf Inhouse-Counsel? Was machen die den ganzen Tag?”, sind Fragen, auf die sich Linda gefasst machen kann. Bei solch einer anlassbezogenen Erhebung ist der Aufwand erheblich, die Budgetverwendung für externen Rechtsrat und die Schwerpunkte der internen Beratung darzustellen. Für die Vergangenheit ist dies oft seriös gar nicht darstellbar. Mit einem “Wir hatten im letzten Jahr einfach viel zu tun”, wird sich Lindas CEO nicht zufrieden geben.
DISCOVERY PHASE – PART 2: … & DIE RICHTIGE LÖSUNG FINDEN
Eine belastbare Nutzung und Auswertung von Daten erfordert es, Informationen kontinuierlich zu erheben, aufzubereiten und zu konsolidieren. Daher sind Rechtsabteilungen gut beraten, rechtzeitig eine Strategie zu entwickeln, wie sie vorhandene digitale Daten einbinden und übersichtlich darstellen können.
SCHRITT 1: BESTANDSAUFNAHME
Zunächst sollte im Rahmen der Discovery Phase geprüft werden, welche Tech-Tools im Unternehmen bereits zum Einsatz kommen. So lassen sich beispielsweise Tools wie Microsoft Teams in der Rechtsabteilung nicht nur als Kommunikations-, sondern auch als Kollaborations- und Informationsmittel verwenden. Aber auch andere Tech-Tools sind in vielen Rechtsabteilungen bereits im Einsatz, ohne dass es eine Strategie gibt, wie die dabei anfallenden Daten genutzt werden. Betrachtenswert sind entsprechende Tools aus anderen Abteilungen wie etwa der Finanzabteilung. Dort besteht die beste Übersicht zu etwaigen Ausgaben, da sie die Zahlungen umsetzt. Es empfiehlt sich weiter, mit der Business Intelligence in den Dialog zu treten und nach Tools wie Tableau Ausschau zu halten. HR-Software kann ebenfalls eine interessante Datenquelle für General Counsel sein, wenn es beispielsweise um die Ausgaben der eigenen Rechtsabteilung im Vergleich zu externen Rechtsberatungskosten geht. Und last-but-not-least arbeiten Entwicklungsabteilungen mit Software, die sich nicht nur produktiv nutzen lässt, sondern Auswertungen verschiedener Parameter wie Arbeitslast, relevante Themen und mehr ermöglicht.
SCHRITT 2: ERWARTUNGEN ABFRAGEN
Als vorbereitende Maßnahme wird innerhalb der Rechtsabteilung besprochen, welches Ziel durch die abgefragten Daten oder ihre Zusammenführung in Übersichten erfüllt werden soll (Why?, What?). Dieser interne Prozess ist fundamental, da Datenerhebung kein Selbstzweck ist und zudem für viele Mitarbeitende zu Recht ein sensibles Thema. Daher ist zu vermeiden, eine Datenstrategie gegen bestehende Vorbehalte einseitig zu verordnen. Weiterhin ist es sinnvoll, auch andere Stakeholder im Unternehmen in den Blick zu nehmen, die Datenquellen bieten oder deren Daten sich mit eigenen Daten abgleichen lassen (beispielsweise für die Frage, welche durchschnittlichen internen Rechtsberatungskosten je Vertragsschluss oder je eine Mio. Euro Umsatz anfallen). Neben der Abfrage und Analyse der Anforderungen der Rechtsabteilung und anderer Parteien, wie zum Beispiel interner Mandantinnen und Mandanten, ist es ratsam, die IT-Abteilung einzubinden. So lassen sich technische Anforderungen fachlich versiert einschätzen und eine gegebenenfalls erforderliche Integration in die bestehende IT-Landschaft erleichtern, sofern das Tool nicht bereits im Unternehmen vorhanden ist. Auch kann die IT-Abteilung bei der Frage der konkreten Umsetzung von Datenerhebung und -aufbereitung wertvolle Hilfestellung leisten.
„DELIVERY PHASE”
Im Rahmen der Delivery Phase wird die entwickelte Datenstrategie umgesetzt. Finden sich die Daten in Tools, die im Unternehmen bereits im Einsatz sind, sind sie in die IT-Systemlandschaft integriert und verursachen keinen finanziellen Aufwand. Dies ist beispielsweise ein Vorteil der Nutzung von Microsoft Teams für die Datenauswertung. In vielen größeren Unternehmen ist die Plattform bereits in Benutzung.
Eine datengetriebene Rechtsabteilung wird im ersten Schritt versuchen, Daten zu erheben und auszuwerten, die ohnehin anfallen. Dies können Daten sein, die Mitarbeitende regelmäßig in Formulare oder Dokumente eingeben. Aber auch vorhandene Meta-Daten wie die Anzahl der einem Mitarbeitenden aktuell zugewiesenen Aufgaben bei der Nutzung von Ticketsystemen sollte man in den Blick nehmen. Die Rechtsabteilung implementiert anschließend Maßzahlen, so genannte Metriken, die auf die Daten aufgesetzt werden, um sinnvolle Auswertungen zu erhalten. Achtung: Diese Maßzahlen entfalten nur dann Aussagekraft, wenn die Datenerhebung konsequent und kontinuierlich erfolgt! Disziplin ist daher ein Key Erfolgsfaktor.
Nach Erhebung und Auswertung der Daten kann in einem zweiten Schritt die Gegenüberstellung und Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen erfolgen, die sich jedoch eher für fortgeschrittene Anwender anbietet. Es ist ratsam, zuvor Erfahrungen im Umgang mit Daten zu sammeln.
Bei Tools, in denen die Mitarbeitenden der Rechtsabteilung selbst aktiv werden können, um Daten zu gewinnen oder Übersichten zu erstellen, bieten sich Schulungen an, die den Mitarbeitenden die Funktionsweise des Tools erklären. So stellen Verantwortliche sicher, dass jene auch weniger bekannte Funktionen verwenden und im Arbeitsalltag Effizienzen heben. Solche Schulungen sind umso wichtiger, wenn ein neues Tool installiert wird. Ein Tool ist nur so gut wie die, die es nutzen.
REVIEW-PHASE / COOL DOWN
Bei der Nutzung von Daten und Metriken in der Rechtsabteilung muss auf diese Phase ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Erfolg oder Misserfolg des Projekts hängen daran, die eigene Datenstrategie regelmäßig zu hinterfragen. Erhebt die Abteilung die richtigen Daten? Welchen Nutzen kann sie aus den Daten für die Steuerung der Rechtsabteilung und die Bearbeitung der Rechtsthemen gewinnen? Wenn sich herausstellt, dass die bisherigen Metriken keinen oder nur geringen Mehrwert generieren: Wie anpassen, um einen effektiven Beitrag zu leisten? Andernfalls droht das Projekt schnell zu versanden.
Ein häufig übersehener Punkt bei der Verwendung von Tech- Tools ist, das Feedback der Anwendenden auch weiterzugeben. Dieses Feedback lässt sich in regelmäßigen Abständen mit der IT-Abteilung oder sogar mit dem Anbieter besprechen, sodass individuelle Anpassungen für das Unternehmen vorgenommen werden können. Hier ist wieder die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung maßgeblich: diese Kollegen und Kolleginnen können entweder selbstständig Maßnahmen ergreifen oder stehen ohnehin in regelmäßigem Kontakt zu dem Anbieter. Viele unterschätzen die Möglichkeiten, die Kundinnen und Kunden diesbezüglich haben. Auch Entwickler von Tech-Tools profitieren von dem Feedback und sind meist dankbar, dass sie weitere nützliche Funktionen entwickeln und anbieten können.
PRAXISBEISPIEL 1: MS TEAMS
Viele Rechtsabteilungen verwenden Microsoft Teams bereits als Kommunikations-Tool. Dabei verkennen sie oft die Vorteile der Software als Tool, um Übersichten und Auswertungen hinsichtlich verschiedener Informationen zu erhalten. Integriert man beispielsweise die App Dynamics 365 mit MS Teams, kann die Team-Performance hinsichtlich der Bearbeitung und der abgeschlossenen Rechtsberatung in Form eines Dashboards erfasst werden. Der Begriff Dashboard bedeutet wörtlich „Armaturenbrett“. Ähnlich wie im Fahrzeug handelt es sich um eine grafische Benutzeroberfläche, die der Visualisierung von Daten und dem Überblick über unterschiedliche Systeme dient und sich dafür einer Anordnung verschiedener grafischer Elemente bedient. Anders als im Fahrzeug zeigen Dashboards im Kontext von Rechtsabteilungen nicht den Tankfüllstand und die bereits gefahrenen Kilometer an, sondern geben einen Überblick, erleichtern Planung von Kapazitäten und Budgets und vereinfachen für alle Beteiligten die Abstimmung. Mit Dynamics 365 ist es beispielsweise möglich, Zeiträume miteinander zu vergleichen und so darzulegen, wie sich die Rechtsabteilung im vergangenen Jahr verändert hat. Das kann hilfreich sein, wenn der General Counsel argumentieren muss, weshalb die Rechtsabteilung nicht weiter verkleinert werden sollte oder darstellen möchte, wie das Verhältnis zwischen Leitungsebene und Mitarbeitenden aufgeteilt ist.
PRAXISBEISPIEL 2: JIRA
Die Rechtsabteilung von idealo arbeitet mit einem Ticketsystem, das auf der Software Jira von Atlassian basiert. Auswertbare Daten werden mit jedem angelegten Ticket automatisch erzeugt. Dies sind zunächst Daten, die bei Anlegen des Tickets eingegeben werden – wie etwa die anfragende Abteilung, das juristische Thema oder Fristen. Aber es entstehen auch weitere Daten im Laufe der Ticketbearbeitung. Hierunter fallen der gesamte Arbeitsanfall des Mitarbeitenden, erstellte Dokumente und die Länge der Bearbeitungszeit. Weiter lassen sich Metadaten zu allen Tickets extrahieren, wie etwa die Anzahl der bearbeiteten oder noch offenen Tickets.
Da die Eingabemaske für die Erstellung des Tickets sehr frei angepasst werden kann, lassen sich auch gezielt Daten erheben, indem Formularfelder integriert werden. Eine Auswertung dieser Informationen kann der Nutzer oder die Nutzerin allerdings erst ab dem Zeitpunkt der Feldintegration vornehmen. Auf der Ausgabeseite sind verschiedene Einstellungen möglich. Bei idealo wird beispielsweise der Workload je Mitarbeitendem als Balkendiagramm, die Übersicht zu den juristischen Themen als Kreisdiagramm und das Verhältnis von neuen Tickets zu abgeschlossenen Tickets als Graph ausgegeben. Dies ermöglicht jedem Teammitglied eine schnelle visuelle Orientierung zu den wichtigsten Parametern. Für eine tiefergehende zahlenbasierte Auswertung kann die Ausgabe tabellarisch erfolgen und über Schnittstellen exportiert werden.
FAZIT
Die Welt der Zahlen ist nicht zwingend komplex, sondern mit Dashboards sogar sehr übersichtlich und bunt. Heute stehen viele Rechtsabteilungen beim Thema Daten, Metriken und Kennzahlen noch am Anfang. Doch der Einstieg muss nicht schwer sein, denn Daten und Metadaten stehen in vielen Fällen bereits zur Verfügung. Mit der richtigen Datenstrategie lassen sie sich abschöpfen, auswerten und zur optimalen Steuerung der Rechtsabteilung nutzen. Disclaimer: Bevor Daten erhoben, verarbeitet und archiviert werden, sollten etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und datenschutzrechtliche Vorgaben geprüft werden!
DIE AUTOREN
Dr. Daniel Halft ist selbstständig und berät Unternehmen, Organisationen und Menschen bei ihren Veränderungsprozessen, beispielsweise im Rahmen von Digitalisierungs- und Innovationsprojekten oder bei persönlicher Weiterentwicklung. Anne Graue ist Legal Counsel (Regulatory Law & Product Compliance) bei der Volkswagen AG. Zudem sind sie Co-Founder von dot.law-einem Beratungsunternehmen für digitale Transformation & Legal Innovation.
Gast: Fatima Hussain, LL.M. ist zugelassene Rechtsanwältin und Senior Legal Counsel bei Trade Republic. Zuvor war sie bei der Tesla Manufacturing Brandenburg SE und der AUDI AG als Syndikusrechtsanwältin tätig. Dabei umfasste ihr Aufgabenfeld die rechtliche Beratung zu Fragen der Produkthaftung in Deutschland und internationalen Märkten und das Führen von nationalen und internationalen Klageverfahren.
