Eine Studie des Digitalverbandes Bitkom in Berlin zeigt, dass bisher noch weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland – 45 Prozent – Rechnungen als sogenannte E-Rechnung empfangen kann. 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigte hat der Bitkom telefonisch befragt. Bei der E-Rechnung handelt sich um ein Format, das spezielle Vorgaben hinsichtlich seiner Datenstruktur und maschineller Lesbarkeit erfüllen muss. Das strukturierte elektronische Format muss entweder der Norm EN 16931entsprechen oder kann unter bestimmten Voraussetzungen zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Wichtig ist, dass die elektronische Verarbeitung möglich ist. Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Zwischen Unternehmen und Behörden des Bundes, also im Business-to-Government-Bereich gilt das schon länger.
Rechnung per Mail am meisten genutzt
Wie die Bitkom-Studie ergeben hat, empfangen nahezu alle Unternehmen Rechnungen per E-Mail (96 Prozent), fast ebenso viele – 93 Prozent – stellen es ihren Geschäftspartnern frei, ihre Rechnungen noch per Briefpost zuzustellen. Bei sieben Prozent der Unternehmen erfolgt ein manueller Upload durch die Geschäftspartner in einem Portal. „Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, wird diese Form der Rechnung bisher in verhältnismäßig wenig Unternehmen genutzt“, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht.“ Es sei wichtig, dass sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung auseinandersetzen – und das nicht nur, um staatlichen Vorgaben gerecht zu werden. „Einmal eingeführt kann sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen“, so Heinze weiter.
EDI-Formate vorherrschend
Bei den ausgehenden Rechnungen nutzt laut Bitkom-Studie rund die Hälfte der Unternehmen (55Prozent) die E-Rechnung – ein knappes Drittel häufig (30 Prozent), ein Viertel nur in Einzelfällen (25 Prozent). Viel verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 Prozent). Mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück (59 Prozent) – 13 Prozent der Unternehmen tun dies oft, 46 Prozent in Einzelfällen. Hinsichtlich der spezifischen Formate für den Empfang von E-Rechnungen zeigen sich EDI-Formate als klar vorherrschend: Knapp drei Viertel der Unternehmen nutzen diese (71 Prozent). Etwa ein Viertel greift stattdessen auf das Format ZUGFeRD bzw. Factur-X zurück (27 Prozent), das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert. Nur eins von zwanzig Unternehmen nutzt das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung (5 Prozent).
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